Асистент менеджера проекту

Міжнародний благодійний фонд «Карітас України» шукає до себе в команду – Асистента менеджера проекту “Посилення національної системи захисту для людиноцентричної деінституціалізації та європейської інтеграції в Україні”.

Основні обов’язки:

Асистент менеджера проєкту забезпечує щоденну операційну підтримку менеджера та відповідає за системне відстеження задач, дедлайнів, документів і проєктної інформації.

• Надавати щоденну операційну та адміністративну підтримку менеджеру проєкту для забезпечення безперебійної реалізації проєктних активностей.  
• Підтримувати виконання work plan та календаря проєкту.
• Вести master calendar основних дедлайнів, action tracker.
• Брати участь у плануванні, моніторингу та контролі виконання проєктних робіт і доручень керівництва.
• Контролювати follow-up домовленостей.
• Організовувати та забезпечувати логістичну підтримку польових заходів (координація поїздок, матеріалів, комунікація з локаціями).   
• Здійснювати збір, систематизацію, формувати зведену інформацію, обробку та переклад (з/на англійську мову) інформації та документації щодо прогресу, викликів, ризиків та адміністративних процесів проєкту (в тому числі від місцевих організацій). 
• Брати участь у моніторингових візитах до місць реалізації проєкту з подальшою підготовкою аналітичних записок та звітів. 
• Готувати проєктну звітність у різних форматах, включаючи презентації, збирати пояснення щодо відхилень від плану, на основі даних, отриманих від команди. 
• Організовувати наради, вести протоколи та адмініструвати внутрішній і зовнішній документообіг проєкту.
• Вести та підтримувати в актуальному стані бібліотеку й архів проєктних документів, включаючи підготовку пакетів для договорів з донорами, реєстр запитів консорціуму та донора.
• Сприяти організації тренінгів, зустрічей та інших заходів для команд та партнерів. Координувати організаційні питання поїздок.
• Надавати консультативну підтримку команді щодо базових підходів та методології управління проєктами. 
• Виконувати інші доручення менеджера проєкту, програмного керівника.

Вимоги:

• Вища освіта у галузі соціальних наук, психології, управління, міжнародних відносин, права або суміжних сферах.
• Досвід адміністративної роботи (переважно НУО/ГО).
• Досвід роботи у гуманітарних або соціальних проєктах (бажано).
• Досвід адміністративної або проєктної роботи.

Необхідні знання та  професійні навички:

• Знання у сфері адміністрування та підтримки реалізації гуманітарних і соціальних проєктів, включаючи координацію активностей, ведення документації, підготовку звітності, а також базове розуміння підходів у сфері захисту та інклюзії.
• Знання мов: українська – вільне володіння, англійська мова- від рівня В2.
• Високий рівень володіння комп’ютером, програмами пакета MS Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook), сервісами для онлайн-комунікації (Microsoft Teams, Zoom), графічними та дизайнерськими інструментами (Figma, Canva), а також хмарними сервісами (SharePoint, OneDrive та інші).

Особисті якості та вміння:

• Висока організованість та увага до деталей, здатність планувати робочий час і визначати пріоритети.
• Відмінні письмові та усні комунікативні та координаційні навички (особливо у роботі з різними групами).
• Вміння працювати з великими обсягами даних, готувати та презентувати інформацію різним цільовим аудиторіям.
• Командність, адаптивність, проактивність і відповідальність.

Ми пропонуємо:

• Офіційне працевлаштування.
• Конкурентний рівень заробітної плати.
• Потрібні ресурси для виконання поставлених завдань.
• Можливість професійного зросту.
• Можливість бути в команді великої мережі благодійних організацій.

Ми пропонуємо більше, ніж просто роботу: з нами у Вас є можливість розвиватися та долучитись до якісних змін у суспільстві! 

Карітас України прагне створити та підтримувати середовище, яке пропагує основну цінність людської гідності та запобігає домаганням, зловживанням та експлуатації своїх працівників, партнерів та бенефіціарів.

Кандидат на цю посаду перед співбесідою має ознайомитися з політиками та процедурами Системи Убезпечення та Кодексу поведінки співробітників.

З політиками та процедурами можна ознайомитися на нашому сайті: https://safeguarding.caritas.ua/osnovy-ubezpechennya/polityky-i-proczedury/

Звертаємо Вашу увагу на те, що дана вакансія передбачає проведення ряду перевірок, включно з перевіркою рекомендацій від попередніх працедавців та перевіркою даних щодо судимостей. Відгукуючись на вакансію, ви підтверджуєте, що даєте згоду на збір та обробку персональних даних.

Якщо у вас є успішний відповідний досвід і ви відповідаєте вимогам вакансії, надсилайте резюме та супровідний лист на електронну адресу: recruiter@caritas.ua

Термін розгляду надісланого резюме – від 1 до кількох тижнів до моменту закриття вакансії. Зверніть увагу, що для розгляду вашого резюме важливо, щоб ваш досвід, навички та мотивація долучитись до нашої команди (зазначені в мотиваційному листі) відповідали опису вакансії.