Вакансія: Асистент менеджера проекту
Графік: повна зайнятість (full-time)
Локація: м. Київ
Міжнародний благодійний фонд «Карітас України» запрошує до своєї команди Асистента менеджера проекту «Ініціатива телемедичної допомоги та підтримки життєдіяльності. VITAL».
Проект V.I.T.A.L. реалізується Карітасом України у партнерстві з Caritas Italiana та місцевими організаціями Карітас (Харків, Кам’янське) за фінансуванням AICS (Італійського агентства з розвитку співробітництва).
Ініціатива спрямована на підтримку вразливих категорій населення (людей похилого віку, осіб з інвалідністю, ВПО, сімей у зонах, постраждалих від війни, вагітних жінок, батьків та опікунів дітей до 2 років тощо) через надання телемедичних послуг, роботу мобільних медико-соціальних команд, послуги домашнього догляду, надання ваучерів на ліки та реабілітаційне обладнання, психологічну підтримку, проведення тренінгів для персоналу, а також надання аграрних грантів і грошової допомоги.
Обов’язки:
Адміністративна та організаційна підтримка менеджера проєкту:
- підготовка проєктних документів для підпису, узгодження та контроль їх виконання;
- супровід календаря зустрічей і нагадування про ключові дедлайни;
- участь у підготовці матеріалів для внутрішніх і зовнішніх нарад.
Підготовка та оформлення внутрішньої документації:
- складання протоколів зустрічей і відряджень;
- підготовка аналітичних і фінансових таблиць для включення у звітність;
- ведення внутрішнього листування українською та англійською мовами;
- підготовка драфтів листів до донорів, партнерів і локальних стейкхолдерів.
Допомога у плануванні та моніторингу заходів проєкту:
- формування детальних планів заходів та їх узгодження з локальними командами;
- збір даних для відстеження індикаторів і їх оновлення у системах моніторингу (Kobo, Excel);
- регулярне інформування менеджера проєкту про хід реалізації активностей і можливі ризики.
Координація з локальними партнерами щодо збору даних і звітності:
- нагадування та контроль за своєчасною подачею щомісячних звітів від Карітас Харків та Карітас Кам’янське;
- перевірка правильності заповнення звітних форм і підготовка зведених таблиць;
- підтримка комунікації з партнерами щодо виправлення помилок або уточнення даних.
Підтримка у логістиці зустрічей, тренінгів, відряджень:
- організація бронювання залів, харчування, проживання та транспорту для учасників;
- ведення списків учасників, оформлення реєстраційних форм і сертифікатів;
- підготовка пакета супровідних матеріалів (презентацій, буклетів, роздаткових матеріалів).
Ведення архіву документів і забезпечення їх своєчасної подачі:
- створення та підтримка електронного та паперового архіву проєкту;
- систематизація договорів, актів, накладних і фінансових документів відповідно до вимог AICS;
- своєчасна передача документів до бухгалтерії, відділу закупівель і донорам.
Забезпечення належної комунікації між командами проєкту:
- підготовка та розсилка щотижневих інформаційних дайджестів для національної та локальних команд;
- організація онлайн-зустрічей у Zoom/Teams та ведення календарів;
- підтримка зв’язку між Карітас України, Caritas Italiana та локальними офісами;
- своєчасне інформування всіх залучених сторін про зміни у графіку чи вимогах донорів.
Додаткові функції:
- виконання окремих доручень менеджера проєкту щодо підготовки презентацій, інформаційних матеріалів і візуалізацій для донорів;
- допомога у підготовці адвокаційних заходів (зустрічей з місцевими органами влади, круглих столів, конференцій);
- участь у розробці методичних матеріалів і шаблонів документів для партнерів;
- збір та аналіз відгуків від бенефіціарів для включення у звітність.
Вимоги:
- Вища освіта у сфері соціальних або гуманітарних наук.
- Бажано — досвід участі у соціальних або гуманітарних проєктах.
- Досвід роботи від 1 року на адміністративній або проєктній посаді в НУО чи міжнародних організаціях буде перевагою.
- Навички управління документообігом.
- Розуміння основ проєктної діяльності.
- Вільне володіння українською мовою (на рівні носія), англійською — від рівня B1; знання італійської мови буде перевагою.
- Високий рівень організаційних та аналітичних навичок.
- Впевнене користування MS Office (Word, Excel, PowerPoint,Outlook, онлайн-інструменти, Інтернет).
- Навички роботи з базами даних і підготовки звітності.
- Готовність до відряджень — орієнтовно раз на місяць тривалістю 1 робочий тиждень (4–5 днів).
Особисті якості та вміння:
- Високий рівень організованості та уваги до деталей, здатність планувати робочий час і визначати пріоритети.
- Вміння швидко структурувати інформацію.
- Високі письмові та усні комунікативні навички
- Вміння працювати з великими обсягами даних.
- Стресостійкість, адаптивність, проактивність і відповідальність.
Ми пропонуємо:
- Офіційне працевлаштування
- Конкурентний рівень заробітної плати
- Потрібні ресурси для виконання поставлених завдань
- Можливість професійного зросту
- Можливість бути в команді великої мережі Благодійних організацій
Ми пропонуємо більше, ніж просто роботу: з нами у Вас є можливість розвиватися та долучитись до якісних змін у суспільстві!
Карітас України прагне створити та підтримувати середовище, яке пропагує основну цінність людської гідності та запобігає домаганням, зловживанням та експлуатації своїх працівників, партнерів та бенефіціарів.
Кандидат на цю посаду перед співбесідою має ознайомитися з політиками та процедурами Системи Убезпечення та Кодексу поведінки співробітників.
З політиками та процедурами можна ознайомитися на нашому сайті: https://caritas.ua/sfg/
Звертаємо Вашу увагу на те, що дана вакансія передбачає проведення ряду перевірок, включно з перевіркою рекомендацій від попередніх працедавців та перевіркою даних щодо судимостей. Відгукуючись на вакансію, ви підтверджуєте, що даєте згоду на збір та обробку персональних даних.
Якщо у вас є успішний відповідний досвід і ви відповідаєте вимогам вакансії, надсилайте резюме та супровідний лист на електронну адресу: recruiter@caritas.ua
Термін розгляду надісланого резюме — від 1 до кількох тижнів до моменту закриття вакансії. Зверніть увагу, що для розгляду вашого резюме важливо, щоб ваш досвід, навички та мотивація долучитись до нашої команди (зазначені в мотиваційному листі) відповідали опису вакансії.
Tags: